Politica de Confidențialitate

Cine suntem

BidFlow este o platformă software de tip B2B dedicată sprijinirii companiilor în gestionarea proceselor asociate licitațiilor publice — de la identificarea oportunităților până la analiza, organizarea și managementul documentației.

În sensul legislației privind protecția datelor cu caracter personal, operatorul serviciului este:

În cuprinsul acestei politici, referirile la „BidFlow", „noi" sau „nouă" desemnează operatorul identificat mai sus.

Cui se aplică această politică

Această politică se poate aplica, după caz, următoarelor categorii de persoane:

• vizitatorilor website-ului BidFlow;
• persoanelor care completează formulare pe website;
• persoanelor care solicită o demonstrație a platformei;
• persoanelor care încep procesul de abonare la serviciu;
• utilizatorilor platformei BidFlow;
• persoanelor de contact ale companiilor cliente;
• altor persoane ale căror date sunt introduse în mod legitim în platformă de către organizațiile utilizatoare.

Acolo unde o organizație utilizatoare introduce în platformă date ale unor terți, responsabilitatea privind legitimitatea introducerii acestor date aparține organizației respective, iar BidFlow le prelucrează în măsura necesară furnizării serviciului.

Ce date putem colecta

În funcție de modul în care interacționezi cu website-ul și serviciile BidFlow, următoarele categorii de date pot fi prelucrate:

Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• adresă de email;
• număr de telefon;
• funcție și companie.

Date despre companie

• denumire și CUI;
• adresă;
• informații de facturare;
• rolul persoanei în organizație.

Date de cont

• username;
• rol și permisiuni în platformă;
• activitate de autentificare.

Date tehnice

• adresă IP;
• tip de browser și dispozitiv;
• log-uri și informații despre sesiune.

Date de utilizare

• pagini accesate;
• funcții utilizate;
• interacțiuni cu platforma.

Date încărcate de utilizator

• documente;
• CV-uri și informații despre experți;
• informații comerciale;
• documentație privind licitații.

Aceste categorii descriu tipuri de date care pot fi prelucrate în funcție de utilizarea efectivă a serviciilor — nu toate categoriile sunt prelucrate pentru fiecare persoană.

Cum colectăm datele

Datele pot fi colectate prin următoarele modalități:

• direct de la tine, atunci când ne furnizezi informații;
• prin formularele disponibile pe website (de exemplu, contact sau solicitare demo);
• prin crearea și utilizarea contului;
• prin utilizarea platformei și a funcționalităților acesteia;
• prin interacțiunea cu serviciile și comunicările noastre;
• prin integrări sau surse terțe, dacă acestea există și sunt configurate de organizația utilizatoare.

În ce scop folosim datele

Prelucrăm datele personale pentru scopuri clare și legitime, printre care:

• furnizarea serviciului și a funcționalităților platformei;
• administrarea conturilor și a accesului;
• configurarea workspace-ului organizației;
• oferirea de suport;
• asigurarea securității website-ului și a platformei;
• comunicări operaționale privind serviciul;
• îmbunătățirea produsului;
• analiza modului de utilizare;
• facturare și evidență contractuală;
• prevenirea fraudei și a abuzului;
• respectarea obligațiilor legale;
• comunicări comerciale, acolo unde există consimțământ sau un alt temei aplicabil.

Temeiul legal al prelucrării

În funcție de context, prelucrarea datelor se poate întemeia pe una sau mai multe dintre următoarele categorii de temei juridic:

• executarea unui contract sau demersuri efectuate la cererea ta înainte de încheierea unui contract;
• o obligație legală care ne revine;
• interesul legitim — de exemplu, securitatea serviciului, prevenirea abuzului sau îmbunătățirea produsului;
• consimțământul tău, acolo unde acesta este cerut de lege;
• alte temeiuri permise de legislația aplicabilă, unde este cazul.

Nu toate temeiurile de mai sus sunt folosite în toate situațiile; temeiul concret depinde de operațiunea de prelucrare respectivă.

Date din cont și organizație

Conturile din platforma BidFlow pot avea roluri și permisiuni diferite, configurate la nivelul organizației utilizatoare.

• accesul la date este controlat de organizația utilizatoare, prin rolurile și permisiunile pe care aceasta le configurează;
• administratorii organizației pot gestiona accesul membrilor la workspace și la datele acestuia;
• datele asociate contului pot fi folosite pentru funcționarea, administrarea și securitatea serviciului.

Date încărcate în platformă

Companiile utilizatoare pot încărca în platformă documente și informații necesare propriilor procese de licitare — de exemplu, documentație de participare, documente ale companiei, CV-uri sau informații despre experți.

În legătură cu aceste date:

• utilizatorii trebuie să dețină dreptul de a încărca și de a prelucra datele respective;
• datele încărcate nu devin proprietatea BidFlow;
• BidFlow prelucrează aceste date exclusiv în măsura necesară furnizării serviciului;
• controlul accesului aparține organizației și permisiunilor configurate de aceasta.

În ceea ce privește funcționalitatea Partner Hub: datele și documentele originale rămân în spațiul privat al fiecărei companii, iar partajarea către workspace-ul comun este selectivă, contextuală și controlată prin permisiuni. Utilizarea Partner Hub nu presupune centralizarea automată a datelor partenerilor.

Inteligență artificială și procesarea datelor

Anumite funcționalități ale platformei BidFlow se bazează pe inteligență artificială și pot procesa date pentru:

• rezumarea documentelor;
• clasificarea informațiilor;
• extragerea și structurarea datelor;
• analiză;
• generarea de recomandări;
• identificarea potențialelor riscuri;
• suport decizional.

Este important de reținut că:

• rezultatele generate de funcțiile AI pot necesita verificare umană;
• AI-ul nu înlocuiește decizia utilizatorului — deciziile juridice și comerciale aparțin exclusiv acestuia;
• funcțiile AI nu iau în mod automat decizii juridice sau comerciale definitive în numele utilizatorului.

Detaliile privind furnizorii de servicii AI și modul concret în care aceștia utilizează datele: [DETALII PRIVIND FURNIZORII AI ȘI UTILIZAREA DATELOR — DE COMPLETAT DUPĂ VALIDARE TEHNICĂ ȘI JURIDICĂ].

Partajarea datelor

Datele personale pot fi partajate numai atunci când acest lucru este necesar și există un temei legal adecvat, de exemplu către:

• furnizori tehnici care sprijină funcționarea serviciului;
• procesatori care prelucrează date în numele nostru;
• consultanți profesioniști, în măsura necesară;
• autorități publice, atunci când există o obligație legală;
• parteneri comerciali, numai dacă există un temei adecvat.

Nu partajăm date personale în afara situațiilor în care partajarea este necesară, legală și compatibilă cu scopurile descrise în această politică.

Furnizori și servicii terțe

Pentru furnizarea serviciilor, putem folosi furnizori și servicii terțe din categorii precum:

• hosting și infrastructură;
• servicii de email;
• analytics;
• procesare de plăți;
• suport clienți;
• securitate;
• servicii de inteligență artificială.

Lista furnizorilor și a subprocesatorilor utilizați: [LISTĂ FURNIZORI / SUBPROCESATORI].

Transferuri internaționale de date

În cazul în care datele personale sunt transferate în afara Spațiului Economic European, un astfel de transfer se realizează numai cu utilizarea mecanismelor juridice aplicabile — de exemplu decizii de adecvare sau garanții adecvate prevăzute de legislația privind protecția datelor.

Detaliile privind eventualele transferuri internaționale și garanțiile aplicabile: [DETALII TRANSFERURI INTERNAȚIONALE ȘI GARANȚII — DE COMPLETAT].

Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizaționale adecvate, menite să protejeze datele personale împotriva accesului neautorizat, pierderii sau utilizării abuzive, printre care:

• controlul accesului la date;
• mecanisme de autentificare;
• măsuri de protecție a conturilor;
• monitorizarea funcționării serviciului;
• backup, acolo unde este aplicabil;
• proceduri pentru gestionarea incidentelor de securitate.

Nicio măsură de securitate nu poate garanta o protecție absolută; ne angajăm însă să menținem un nivel de protecție adecvat riscurilor asociate prelucrării.

Păstrarea datelor

Păstrăm datele personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate.

• pot exista obligații legale sau contractuale care impun păstrarea anumitor date pentru perioade determinate;
• criteriile de păstrare depind de tipul de date și de scopul prelucrării;
• la expirarea perioadei relevante, datele sunt șterse sau anonimizate, conform procedurilor aplicabile.

Perioadele concrete de retenție: [PERIOADE DE RETENȚIE — DE COMPLETAT DUPĂ REVIZUIRE JURIDICĂ].

Drepturile persoanelor vizate

În legătură cu datele tale personale, beneficiezi de următoarele drepturi, în condițiile legislației aplicabile:

• dreptul de acces — să afli ce date prelucrăm despre tine;
• dreptul la rectificare — să soliciți corectarea datelor inexacte;
• dreptul la ștergere — să soliciți ștergerea datelor, în condițiile legii;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la opoziție — să te opui anumitor prelucrări;
• dreptul la portabilitate, acolo unde este aplicabil;
• dreptul de a-ți retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă: [AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE COMPETENTĂ].

Cookies și tehnologii similare

Website-ul BidFlow poate utiliza cookies și tehnologii similare pentru funcționarea corectă a site-ului, pentru analiză și, unde este cazul, pentru alte scopuri descrise separat.

Detaliile complete privind tipurile de cookies utilizate și modul în care le poți gestiona sunt disponibile în pagina dedicată: Politica Cookies.

Date privind comunicările comerciale

• poți primi comunicări comerciale numai acolo unde există un temei legal adecvat;
• te poți dezabona oricând de la comunicările de marketing, prin mecanismul indicat în fiecare comunicare sau printr-o solicitare adresată nouă;
• comunicările strict operaționale — de exemplu, notificări privind funcționarea serviciului sau a contului — pot fi tratate separat de comunicările de marketing.

Date privind minori

BidFlow este un serviciu de tip B2B, destinat companiilor și utilizatorilor profesioniști. Serviciul nu este conceput pentru utilizarea directă de către minori și nu urmărim colectarea de date personale ale acestora.

Dacă ai motive să crezi că am colectat date ale unui minor, te rugăm să ne contactezi la [EMAIL PRIVACY / GDPR], pentru a lua măsurile adecvate.

Modificarea politicii

Această politică poate fi actualizată periodic, pentru a reflecta evoluția serviciilor, a practicilor de prelucrare sau a cerințelor legale.

Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări afișată în partea de sus a documentului.

Modificările relevante pot fi comunicate prin mijloace adecvate, în funcție de natura modificării și de relația cu persoanele vizate.

Contact și exercitarea drepturilor

Pentru întrebări privind confidențialitatea sau pentru exercitarea drepturilor:

Documente conexe: Termeni și Condiții · Politica de Confidențialitate · Politica de Cookies · GDPR.